Tietosuojaseloste

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen team@aaltoai.com.

Seloste koskee yhdistyksen jäsenrekisteriä, verkkosivuston käyttäjätilejä ja julkisia profiileja, projekteja, ohjelma- ja hackathon-osallistumista, uutiskirjetilauksia, tukiviestejä sekä sivuston toiminnan ja suojauksen edellyttämiä teknisiä tietoja.

Erillistä selostetta voidaan soveltaa ohjelmaan, jossa kerätään lisätietoja. Esimerkiksi AaltoAI / Safety Fellowship -ohjelmalla on oma hakijoiden tietosuojaseloste.

• Käyttäjätilin tiedot: nimi, käyttäjänimi, sähköpostiosoite, tunnistautumistunnisteet ja tilin metatiedot. Supabase Auth käsittelee salasanatunnistautumisen, eikä AaltoAI saa salasanoja selväkielisinä.
• Profiilitiedot: nimi, käyttäjänimi, esittelyteksti, taidot sekä vapaaehtoiset GitHub- ja LinkedIn-linkit.
• Jäsentiedot: etu- ja sukunimi, osoite, kotikunta, syntymäaika, vapaaehtoinen sukupuolitieto, puhelinnumero, AYY:n jäsenyys, jäsenlaji ja jäsenyyden päivämäärät.
• Yhteisön toiminta: projektit, kumppanipalveluhakemukset, projektien roolit, ohjelmailmoittautumiset, tiimijäsenyydet, kilpailutyöt ja palveluihin lisätty sisältö.
• Viestintä: uutiskirjeen sähköpostiosoite sekä tuki- ja muilla lomakkeilla lähetetyt nimi, sähköpostiosoite ja viesti.
• Tekniset tiedot: tunnistautumis- ja asetusevästeet, IP-osoite, lyhennetty selaimen käyttäjäagenttitieto, aikaleimat, pyyntölokit sekä tietoturva- ja käyttörajoitustiedot.
• Tekoälyavustajan tiedot: avustajalle lähetetyt kysymykset ja väärinkäytön estämiseen käytettävät tekniset tunnisteet. Avustajalle ei tule lähettää arkaluonteisia henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään vain lainmukaisella perusteella:

• jäsenrekisterin ylläpitämiseksi, yhdistyksen hallinnon hoitamiseksi sekä laki- ja kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi;
• käyttäjätilien luomiseksi ja käyttäjän pyytämien projekti-, tapahtuma-, ohjelma- ja tukipalvelujen tarjoamiseksi;
• yhteisön toiminnan ja viestinnän järjestämiseksi sekä sivuston ja käyttäjien suojaamiseksi AaltoAI:n oikeutetun edun perusteella;
• käyttäjän julkiseksi valitsemien profiili-, projekti- ja kilpailutyötietojen julkaisemiseksi; sekä
• uutiskirjeen lähettämiseksi suostumuksen perusteella.

Toiminnasta riippuen käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), sopimukseen tai henkilön pyytämiin sopimusta edeltäviin toimiin (b alakohta), lakisääteiseen velvoitteeseen (c alakohta) tai AaltoAI:n oikeutettuun etuun järjestää ja suojata toimintansa (f alakohta).

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään käyttäjätili-, jäsenyys-, projekti-, ohjelma-, uutiskirje- ja yhteydenottolomakkeilla. Jos henkilö kirjautuu Google- tai GitHub-tunnuksella, perustiedot saadaan kyseiseltä palveluntarjoajalta. Tekniset tiedot syntyvät sivustoa ja sen palveluita käytettäessä.

Julkisessa profiilissa voidaan näyttää nimi, käyttäjänimi, esittely, taidot ja ulkoiset profiililinkit. Julkisissa projekteissa ja kilpailutöissä voidaan näyttää sisältö ja tekijöiden käyttäjänimet. Jäsentietoja, sähköpostiosoitteita ja syntymäaikoja ei julkaista.

AaltoAI:n sisällä tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme myy henkilötietoja.

Sivusto käyttää tällä hetkellä seuraavia palveluntarjoajia:

• Supabase tunnistautumiseen, tietokantaan ja tiedostojen tallennukseen;
• Vercel sivuston ylläpitoon ja tekniseen jakeluun;
• Google reCAPTCHAan ja vapaaehtoiseen Google-kirjautumiseen;
• GitHub vapaaehtoiseen GitHub-kirjautumiseen;
• Resend tukilomakkeen viestien välittämiseen;
• OpenAI tekoälyavustajan vastausten tuottamiseen; sekä
• Upstash tekoälyavustajan käyttörajoituksiin ja toiminnallisiin tilastoihin.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja AaltoAI:n puolesta tai vapaaehtoisen kolmannen osapuolen kirjautumisen osalta omien ehtojensa mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa myös lain vaatimuksesta tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Osa palveluntarjoajista tai niiden alikäsittelijöistä voi käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin siirron tulee perustua Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoja sovellettavista suojatoimista saa pyynnöstä AaltoAI:lta.

• Jäsentiedot säilytetään jäsenyyden ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin yhdistyksen hallinto, kirjanpito, laki tai oikeusvaate sitä edellyttää.
• Käyttäjätili- ja profiilitiedot säilytetään tilin ollessa aktiivinen. Tiliin liittyvä sisältö poistetaan tai säilytetään omistajuutta, julkisia projekteja ja lakia koskevien vaatimusten mukaisesti, kun tili poistetaan.
• Uutiskirjeosoite säilytetään, kunnes henkilö peruuttaa tilauksen tai pyytää poistamista.
• Tuki- ja ohjelmaviestit säilytetään, kunnes asia on käsitelty eikä tietoa enää kohtuudella tarvita.
• Evästevalinta säilyy enintään 365 päivää. Tunnistautumisevästeet säilyvät tunnistautumispalvelun määrittämän istunnon ajan.
• Kirjautumattoman tekoälyavustajan käyttörajoitustunniste voidaan nykyisellä väärinkäytönestomäärityksellä säilyttää enintään 999 päivää. Muut tekniset lokit säilytetään vain tietoturvan ja palvelun toiminnan kannalta kohtuullisen tarpeellisen ajan.

Tiedot voidaan poistaa tai anonymisoida aiemmin, kun niitä ei enää tarvita. Varmuuskopiot voivat sisältää tietoja rajoitetun lisäajan ennen ylikirjoittamista.

Välttämättömät evästeet tukevat tunnistautumista, muistavat evästevalinnan ja säilyttävät käyttöliittymän asetuksia. Evästebanneri tallentaa valinnan all tai essential enintään 365 päiväksi. AaltoAI ei tällä hetkellä käytä mainos- tai kävijäanalytiikkaevästeitä.

Google reCAPTCHA suojaa uutiskirjelomaketta ja voi käsitellä laite-, selain- ja verkkotietoja Googlen ehtojen mukaisesti. Tekoälyavustajalle lähetetty kysymys ja siihen liittyvät tekniset tiedot käsitellään OpenAI:n ja Upstashin kautta vain avustajaa käytettäessä.

Käytämme käyttöoikeuksien hallintaa, salattuja yhteyksiä, tietokannan rivitason suojausta sekä muita asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Pääsy on rajattu henkilöihin, joiden tehtävät edellyttävät sitä. Minkään verkkopalvelun täydellistä turvallisuutta ei voida taata, mutta epäillyt poikkeamat tutkitaan ja käsitellään lain mukaisesti.

GDPR:n ehtojen mukaisesti henkilöllä on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihinsa ja jäljennös niistä;
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai täydentämistä;
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
• saada tiedot siirrettävässä muodossa, kun oikeus soveltuu; sekä
• peruuttaa suostumus milloin tahansa vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen team@aaltoai.com. Voimme pyytää henkilöllisyyden todentamista, ja vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

AaltoAI ei käytä tämän selosteen piiriin kuuluvia henkilötietoja automaattisiin päätöksiin tai profilointiin, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Sivuston tekoälyavustaja tuottaa informatiivisia vastauksia, mutta ei tee käyttäjiä koskevia päätöksiä.